Obtenir une certification ISO ne consiste pas simplement à répondre, point par point, aux exigences ISO…

Pour une TPE ou une PME, le véritable enjeu est de construire un système de management adapté à votre entreprise, suffisamment efficace pour répondre aux exigences de la norme, mais sans créer une organisation inutile et complexe.

Plusieurs solutions sont possibles : préparer la démarche en autonomie, faire appel à un consultant à la journée, mobiliser un responsable qualité interne ou choisir une solution dédiée aux TPE/PME comme la vôtre.

Ces solutions ne présentent ni les mêmes coûts, ni la même mobilisation interne, ni le même niveau de risque.

Les principales solutions pour préparer une certification ISO

Il n’existe pas une seule manière de préparer une certification ISO. Le choix dépend notamment de la taille de votre entreprise, de votre expérience des systèmes de management, de vos ressources internes et du niveau d’accompagnement recherché.

1. Préparer sa certification en autonomie

Une équipe ou un dirigeant disposant déjà d’une solide expérience des normes ISO peut décider de conduire elle-même sa démarche.

Cette solution limite les dépenses de conseil externes, mais elle nécessite de disposer des compétences nécessaires pour :

• interpréter correctement le référentiel ;
• identifier les exigences réellement applicables ;
• construire un système de management adapté ;
• éviter les procédures et documents inutiles ;
• préparer efficacement l’audit de certification.

Le principal risque est de consacrer beaucoup de temps à construire un système trop complexe ou insuffisamment adapté à l’entreprise, voire au pire de ne jamais aboutir…

Les 3 risques identifiés à vouloir construire son SMQ seul ou en autonomie sont :

• Une expertise insuffisante pour optimiser le futur SMQ (Système de management qualité). En effet, la tentation est grande de vouloir « modéliser » son organisation. Parti dans cette direction, c’est le chemin assuré vers « l’usine à gaz » avec une accumulation de process et de procédures qui deviennent trop chronophages. Il faut avoir cette capacité à prendre de la hauteur, à se détacher de son quotidien, pour donner du sens et fluidité à votre système ISO.
• La question de la durée de mise en oeuvre n’est pas anodine. En effet, dans quelle mesure votre quotidien ne va entraver votre projet, le reporter, semaine après semaine, mois après mois ? Au motif que vous avez une activité à développer et qu’il faut gérer les priorités au mieux, sachant qu’il n’y a que 24 heures dans une journée, votre projet ISO est certes nécessaire mais moins indispensalbe. Alors qu’en réalité c’est un levier essentiel de votre développement.
• Au final, vous arrivez à construire votre SMQ, il ne restera plus qu’à le faire certifier avec le niveau de stress inéluctable en attendant le verdict des non-conformités relevées. L’auditeur de certification a pour mission d’évaluer la conformité du système et il n’est pas autorisé à se substituer à un tiers pour prodiguer des conseils.

Une préparation en autonomie doit donc intégrer la nécessité de disposer en interne des compétences permettant d’interpréter les exigences et de préparer efficacement l’audit.

Faire appel à un consultant c’est l’assurance de gagner du temps et de repartir avec un système parfaitement calibré pour votre entreprise.

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2. Faire appel à un consultant facturé à la journée

Le recours à un consultant spécialisé permet de bénéficier rapidement d’une expertise externe.

Le modèle traditionnel repose souvent sur un nombre de jours d’intervention, généralement défini dans un devis initial.

Cette approche présente un point de vigilance : le coût final dépend, non pas du devis initial, mais du nombre de jours et les frais de déplacement effectivement facturés par la suiteau projet.

Si le projet nécessite davantage de journées que prévu, des interventions supplémentaires peuvent être facturées.

Pour une TPE/PME, il est donc important de vérifier :

• ce qui est précisément inclus dans le devis ;
• le nombre de jours prévus ;
• les conditions de dépassement ;
• les frais de déplacement ;
• le mode d’intervention ;
• et la responsabilité de chacun entre deux interventions.

Le risque n’est pas nécessairement le tarif d’une journée, mais l’incertitude sur le coût et la durée totale du projet.

Dans le cadre d’un accompagnement ISO, la seule solution pour maîtriser votre budget est une prestation au forfait fixé dès le départ, sans surprise à la fin !

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3. Confier la démarche à un responsable qualité interne

Une entreprise qui dispose déjà d’un responsable qualité peut lui confier la préparation de la certification.

L’avantage est de disposer d’une compétence intégrée à l’entreprise et d’une bonne connaissance de son fonctionnement.

Mais il faut également prendre en compte le coût global de cette mobilisation : temps consacré au projet ISO, maintien des autres missions du responsable qualité, éventuel recrutement ou renforcement de l’équipe.

Pour une petite structure, la question est donc moins « avons-nous une personne capable de le faire ? » que :

« Combien de temps devons-nous réellement consacrer au projet et quelles seront les conséquences sur notre activité ? »

Un responsable qualité connaît généralement très bien l’entreprise. Mais la construction d’un système ISO adapté nécessite également une expérience spécifique des référentiels et de leur mise en œuvre.

Le risque apparaît lorsque le système est construit principalement à partir des exigences du référentiel, sans suffisamment partir des processus réellement utilisés par l’entreprise.

Le résultat peut alors être un système plus complexe que nécessaire et plus difficile à entretenir.

J’aime à le répéter, l’objectif d’une certification ISO n’est pas tant d’obtenir le Certificat, mais d’être suffisamment autonome pour le maintenir par la suite.

De plus, Il faut également intégrer le coût du temps consacré (sur la base du salaire brut + charges patronales a minima) au projet ISO dans le coût global de la démarche.

Le coût d’un accompagnement ISO ne se résume pas au prix du consultant

C’est un point essentiel pour comparer les différentes solutions.

Le coût réel d’une démarche ISO peut comprendre :

Coût externe + temps consacré en interne + mobilisation des équipes + éventuels déplacements + maintenance future du système + risque de retard ou de reprise du projet.

Deux accompagnements affichant un tarif différent peuvent donc avoir des coûts globaux très différents.

Exemple

Un accompagnement facturé moins cher peut nécessiter davantage de temps de présence du dirigeant ou du copilote ISO.

À l’inverse, un accompagnement plus structuré peut réduire la mobilisation interne grâce à des interventions ciblées et à une organisation adaptée au fonctionnement de la PME.

Quel accompagnement ISO pour limiter la mobilisation de l’entreprise ?

Pour une TPE/PME, le projet ISO doit s’intégrer à l’activité quotidienne plutôt que la perturber.

C’est pourquoi le mode d’intervention est un critère important.

Une présence systématique du consultant pendant des journées entières n’est pas nécessairement la seule façon d’avancer efficacement.

Une autre approche consiste à travailler par points réguliers et ciblés, notamment en visioconférence, afin que l’entreprise puisse réaliser progressivement les actions définies entre deux rendez-vous.

L’objectif : avancer sur l’ISO sans mettre l’activité de l’entreprise entre parenthèses.

Quel mode d’accompagnement ISO choisir pour une TPE ou une PME ?

Les différences entre ces modèles ne portent donc pas uniquement sur leur prix. Elles concernent également l’expertise disponible, le temps mobilisé, l’adaptation du SMQ, la prévisibilité budgétaire et le risque global du projet.

Voici une synthèse des principaux critères à prendre en compte :

Le choix du mode d’accompagnement doit donc tenir compte non seulement du prix annoncé, mais également de la mobilisation interne, de la maîtrise du budget, de l’adaptation du système de management et du risque global du projet.

Un accompagnement ISO hybride : expertise externe et mobilisation maîtrisée

Comment choisir son accompagnement ISO ?

Avant de choisir un prestataire, une TPE ou PME devrait pouvoir répondre à quelques questions simples :

1. Quel est notre niveau d’expérience ISO ?

Avons-nous déjà construit et maintenu un système de management conforme à un référentiel ISO ?

2. Combien de temps pouvons-nous réellement consacrer au projet ?

Le temps du dirigeant et des collaborateurs doit être considéré comme une ressource.

3. Le coût final est-il réellement prévisible ?

Le devis indique-t-il clairement ce qui est inclus et dans quelles conditions des prestations supplémentaires peuvent être facturées ?

4. Le système sera-t-il réellement adapté à notre entreprise ?

Un SMQ efficace n’est pas nécessairement un SMQ volumineux.

5. Que se passe-t-il si le projet prend plus de temps que prévu ?

C’est une question essentielle à poser avant de signer.

Un système ISO efficace n’est pas nécessairement un système complexe

C’est ici que je placerais un de tes messages différenciants les plus importants.

La certification ne consiste pas à empiler des procédures pour répondre au référentiel.

Le travail consiste à identifier les exigences applicables, à s’appuyer sur les processus existants et à construire un système de management proportionné à l’activité et aux enjeux de l’entreprise.

Pour une TPE/PME, l’objectif est donc de rechercher le bon équilibre entre :

Conformité → Simplicité → Efficacité → Pérennité

C’est également ce qui permettra de limiter la charge de maintenance du système après la certification.

L’approche Certification ISO-K : l’accompagnement conçu pour les TPE et PME comme la vôtre

Certification ISO-K s’appuie sur un modèle d’accompagnement conçu pour limiter la mobilisation de l’entreprise tout en conservant un niveau d’expertise élevé.

Le projet est construit à partir des processus et pratiques existants, avec l’objectif d’éviter les documents et procédures qui n’apportent pas de valeur.

L’accompagnement repose principalement sur des échanges réguliers, notamment en visioconférence, permettant d’avancer progressivement sans immobiliser inutilement les équipes.

Notre principe :

Un système adapté à votre entreprise, un budget défini et un accompagnement jusqu’à la certification.

Quel est le prix d’un accompagnement ISO ?

Le prix d’une certification ISO dépend de nombreux paramètres : référentiel choisi, taille et complexité de l’entreprise, niveau de maturité du système de management, durée de l’accompagnement et organisme de certification.

Mais le prix de l’accompagnement n’est qu’une partie du coût réel du projet.

→ Découvrez notre guide : [Combien coûte une certification ISO ?] A venir

FAQ / Notre foire aux questions sur cette problématique du bon accompagnement ISO pour une TPE ou une PME.

Quel accompagnement choisir pour une certification ISO ?

Le choix dépend de l’expérience ISO de l’entreprise, de ses ressources internes, du temps disponible et du niveau de maîtrise souhaité sur le budget et le déroulement du projet. Une TPE/PME peut notamment choisir l’autonomie, un consultant à la journée, une ressource qualité interne ou un accompagnement au forfait.

Peut-on préparer une certification ISO seul ?

Oui. Une entreprise peut préparer sa certification en autonomie si elle dispose des compétences nécessaires pour interpréter le référentiel, construire son système de management et préparer l’audit de certification.

Pourquoi choisir un consultant ISO au forfait ?

Le forfait permet de connaître à l’avance le coût prévu de l’accompagnement et évite que le budget dépende directement du nombre de journées de conseil finalement consommées.

Pourquoi éviter un système ISO trop complexe ?

Un système de management trop complexe peut augmenter le temps consacré à sa mise en œuvre et à sa maintenance. L’objectif est de construire un système proportionné aux besoins et au fonctionnement réel de l’entreprise.

Combien de temps faut-il consacrer à une démarche ISO ?

Le temps nécessaire dépend notamment de la taille de l’entreprise, du référentiel et de son niveau de maturité. Le mode d’accompagnement influence également la mobilisation nécessaire des collaborateurs.

Les frais de déplacement sont-ils inclus dans un accompagnement ISO ?

Cela dépend des conditions proposées par le prestataire. Il est donc important de vérifier ce point dans le devis ou le contrat avant de commencer le projet.